Vind jij het lastig om je blog met je studie en/of werk te combineren? Dan ben je niet de enige! Studeren, werken, leuke dingen doen, sporten en nog veel meer andere bezigheden kunnen ervoor zorgen dat jij niet aan het bloggen komt. Een goede planning maken is belangrijk, maar hoe zorg je ervoor dat jij je aan deze planning houdt? Door efficiënter te werken en niet geplande dingen te negeren. Vandaag deel ik mijn favoriete tool, waardoor productiever bloggen een eitje wordt.

Een leven zonder to-do lijsten apps

Wunderlist, Any.do en todoist. Drie van de vele to-do lijsten apps die ik de afgelopen jaren heb geprobeerd. Inmiddels heb ik de zoektocht, naar de perfectie tool om mijn taken te sorteren, opgegeven. Wunderlist, de app die eerder al heb aangeraden, is nog steeds een prima tool.  Het is mooi vormgegeven en de functies werken fijn, maar niet voor mij. Nadat ik veel tijd heb gespendeerd in het invoeren van de taken, kijk ik er nooit meer naar. Een week later heb ik de helft van de taken niet gedaan en vervolgens spendeer ik weer tjid aan een to-do lijst die ik niet ga gebruiken. Wat wel werkt voor mij? Een handgeschreven lijst en Toggl. Vind jij de meeste apps ook verschrikkelijk, dan werkt mijn manier misschien ook wel voor jou!

Wat is Toggl?

Okee, Toggl is dan wel een app, maar bij deze app gaat het niet om vervelende to-do lijsten. Toggl (zonder -e) is een time tracking software tool. Eenvoudig gezegd: wil jij weten wat je de hele week hebt gedaan? Gebruik dan Toggl! Het is een eenvoudige app met een clean design en alle functies die je nodig hebt om je productiviteit bij te houden.

Waarom heb ik Toggl nodig?

Toggl is erg voordelig en wel om de volgende redenen:

• Doordat je weet dat de timer aanstaat ben je meer gefocust op je werkzaamheden en is het makkelijker om door te werken.
• Aan het eind van de week zie je precies hoelang je hebt gewerkt. Bij elke taak kan je een project koppelen (bijvoorbeeld studie of blog). Zo zie je precies hoelang je elke week hebt gestudeerd of aan je blog hebt gewerkt.
• Productiever bloggen of werken. Doordat je precies weet hoelang je met een bepaalde taak bezig bent, kan je je dagen beter plannen. Een to-do lijst die niet af is, werkt erg demotiverend. Met Toggl is het mogelijk om betere to-do lijsten te maken en harder te werken.
• Snel facturen schrijven.Word jij per uur betaald en moet jij zelf je uren bijhouden? Gebruik dan Toggl. Aan het eind van de maand zie jij snel hoelang je hebt gewerkt en kan jij makkelijker een factuur schrijven.

Het laatste voordeel? Toggl is ook als app voor mobiele telefoons en tablets en als desktop widget beschikbaar. Gebruik daarnaast de Toggl extensie voor Google Chrome. Hiermee word je enkele keren per dag herinnerd om Toggl te gebruiken. Dezelfde extensie is ook handig om snel een nieuwe timer te starten.

De verschillende functies

Wil jij Toggl gebruiken? Dat kan door een account aan te maken met Google of door je eigen e-mail adres te gebruiken. Na het inloggen zal je direct naar je eigen timer worden gestuurd. Er zijn verschillende functies die je kan gebruiken. De belangrijke pagina’s zal ik hieronder beschrijven.

De Timer

De time tracker is eigenlijk de belangrijkste functie. Per taak kan je de volgende kenmerken invullen:

• What are you working on? De taak die je gaat uitvoeren.
• Select project. Bij welk project hoort deze taak? Zelf heb ik dit ingedeeld in: Blog, Studeren, WORK en werk Peter.
• Tags: wil je een project specifieker indelen, dan kan je de tags gebruiken. Zelf gebruik ik tags voor de verschillende vakken die ik voor mijn studie volg. Daarnaast zijn deze tags handig als extra filter criteria binnen de reports functie.
• Tijd: heb je op start gelikt, dan zal hier de tijd verschijnen. Ben je toch iets later begonnen, dan kan je hier makkelijk de tijd en zelfs de datum aanpassen. Het is dus ook mogelijk om later nog taken toe te voegen.

Onder de time tracker zie je een opsomming van de taken die je vandaag en eerder hebt uitgevoerd.

Reports

Bij reports kan je per week, per maand of zelfs voor een heel jaar zien wat je hebt gedaan. Zelf vind ik het fijn om per week en per maand te kijken. Je kan de reports op verschillende manieren bekijken:

• Summary: hier zie je de taken per project. Heb je meerdere keren aan een taak gewerkt, dan worden deze taken bij elkaar opgeteld.
• Detailed: hier worden de taken niet bij elkaar opgeteld, maar zie je gedetailleerd wat je hebt gedaan. De taken zijn niet per project gesorteerd.
• Weekly: hier zie je per dag hoe lang je aan een bepaald project hebt gewerkt. Bij weekly kan ik dus snel zien welke dagen ik heb gestuurd en welke dagen ik aan mijn blog heb gewerkt.

Naast deze standaard reports kan jij met behulp van filters je eigen reports exacter indelen.

Projects

Bij projects kan je de projecten toevoegen (de categorieën). Je kan de projecten ook een eigen kleur geven en achter het project staat het aantal uren dat je in totaal aan dit project hebt gewerkt. Een voordeel? Je kan zoveel mogelijk projecten aanmaken als je wilt.

Team

Je kan Toggl alleen gebruiken, maar je kan ook als team samenwerken. Hierdoor kan je ook zien wat de andere teamleden aan het doen zijn. Bij de gratis versie is het mogelijk om met 5 mensen samen te werken. Wil je met meer mensen samenwerken, dan moet je de premium versie van Toggl aanschaffen.

Toggl gebruiken in combinatie met andere tools

Gebruik jij nog andere webtools, dan is het mogelijk om Toggl met deze apps/sites te koppelen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om Toggl en Gmail aan elkaar te koppelen. Schrijf jij een e-mail dan kan jij meteen timen hoe lang je hiermee bezig bent. Andere apps die je kunt koppelen vind je op de website van Toggl.

Toggl en to-do lijsten = productiever bloggen

Al een tijdje combineer ik Toggl en handgeschreven to-do lijsten met elkaar. Op de voorkant van een A4’tje schrijf ik al mijn taken voor de week en op de achterkant schrijf ik specifiek wat ik elke dag ga doen. Toggl zorgt er dan voor dat ik me op één taak focus en aan het eind van de week zie ik dan hoe hard ik heb gewerkt. Een productieve week zorgt er al snel voor dat ik de week erna ook productief werk.

Wil jij productiever leren werken, bekijk dan ook eens de Toggl blog! Deel hieronder je ervaringen met Toggl of vertel hoe jij een planning maakt.

Deze blogpost is speciaal voor jou geschreven door Sharon. Laatst bijgewerkt op: 07/10/2017